Выдача архивных справок. Статьи по теме. Отдел кадров часто занимается не только решением текущих вопросов кадрового делопроизводства, но и хранением завершенных документов по личному составу по сути, выполняет функции архива организации. В каком порядке должна осуществляться выдача архивных справокЖурнал регистрации справок не имеет унифицированной формы и обычно ведется кадровым работником. В разделе представлен образец. Оформление руководителя. Пример заполнения журнала регистрации заявлений справок с места работы справок, полученных от работников. Журнал регистрации выдачи медицинских справок формы 086у и 861у утвержденная форма 0862у предназначен для регистрации. Как правильно оформить сопутствующие документы Федерального закона от 2. Microsoft Office document icon Образец журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов. Скачать doc, 76. 5 KB. ZHurnal-TD_-obrazec.jpg' alt='Журнал Регистрации Справок Образец' title='Журнал Регистрации Справок Образец' />Как правило, выдача архивных справок осуществляется только после получения соответствующего запроса, общая схема обработки которого выглядит следующим образом Работодателю рекомендуется разработать и утвердить единый регламент выдачи архивных справок, копий и выписок локальный акт, оставляемый в произвольной письменной форме и содержащий полный перечень действующих в рамках организации правил выдачи и оформления документов такого рода. Регламент обязательно должен содержать следующие реквизиты наименование организации вид документа и дату его утверждения наименование органа, утвердившего документ подробно расписанные правила обработки запросов и выдачи архивных справок, копий, выписок и подлинников архивных документов. Если руководство организации считает нецелесообразным утверждение отдельного регламента, можно закрепить правила выдачи архивной документации в других локальных актах, например в положении о кадровой службе или инструкции по делопроизводству. Скачать образец регламента можно здесь. Как оформить запрос на выдачу архивных справок Хранение всех архивных документов, образующихся в результате управленческой деятельности, в течение установленных законодателем сроков прямая обязанность работодателей ч. По письменному запросу бывшего сотрудника, обратившегося с целью получения справки о зарплате за два календарных года, предшествующих увольнению, необходимо в течение трех рабочих дней выдать ему соответствующий документ п. Федерального закона от 2. Если за справкой обращается новый работодатель бывшего сотрудника, необходимо убедиться, что запрос отправлен с его письменного согласия п. Запрашивая данные в обход сотрудника, компания совершает правонарушение, подпадающее под действие статьи 1. Ко. АП РФ. Запрос составляется в произвольной форме, в письменном виде указывается полное наименование организации адресата, суть запроса, паспортные данные лица, информацию о котором запрашивают, а также контактные телефоны или адрес, по которому следует направить ответ. Обязательно проставляется дата создания запроса и личная подпись обратившегося за сведениями лица абз. Правил работы архивов. Только на основании должным образом оформленного запроса выдается справка, выписка или копия п. Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2. Организация, занимающаяся выдачей архивных справок, ведет учет использования всех архивных документов абз. Правил работы архивов. Обычно поступившие запросы фиксируются в специальном регистрационном журнале или на отдельных карточках, которые в дальнейшем перемещаются в общую картотеку. Делая новую запись в регистрационном журнале, нужно указать порядковый номер записи дату поступления запроса и его регистрационный номер данные лица или учреждения, отправившего запрос данные сотрудника, о котором идет речь в запросе адрес, телефон и прочие контактные данные заявителя фамилию и должность исполнителя. Регистрационный номер запроса может состоять из буквенного индекса первых букв фамилии работника, о котором запрашивается информация и делопроизводственного номера, например ОК 1. Сем. Образец журнала представлен в нашей базе кадровых документов. Выдача архивных справок нюансы оформления. Общий порядок выдачи архивных справок предполагает направление документа в адрес заявителя по почте вместе с сопроводительным письмом, заверенным подписью руководителя учреждения или отдела, в котором находится архив п. Правил работы архивов. Если в течение запрашиваемого периода наименование организации изменилось, в справке обязательно нужно указать все переименования, не нарушая их хронологическую последовательность. Оформляя справку, нужно дословно переносить содержание документа даже если в нем замечены расхождения и неточности в форму, установленную приложением 4. Правил работы архивов. Справка печатается на общем бланке организации или на специальном бланке архивной справки. Не забывайте указывать данные о работодателе дату и регистрационный номер справки реквизиты адресата, запрашивавшего справку даты и архивные шифры использованных при составлении справки документов сведения по вопросу обращения без нарушения хронологической последовательности событий. Информационные документы справки, выписки, копии отправляются обычным письмом, подлинные документы ценным. Кроме того, допускается выдача архивных справок лично в руки заявителям, под подпись, но только при условии предъявления документа, удостоверяющего личность. Практикуется и выдача справок по нотариально заверенной доверенности п. Правил работы архивов родственникам лица, отправившего запрос. Темы Для Самообразования Учителя Дефектолога Школы.